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Scrivere una lettera formale in inglese: come?

Molti pensano che scrivere una lettera formale in Inglese sia complicato. Spesso la paura che possiamo avere è di sfigurare agli occhi del madrelingua che riceve la lettera. Per ottenere un buon risultato finale, occorre attenersi ad alcune regole che spaziano dall’impaginazione (layout) alle formule di cortesia (i saluti iniziale e finale), passando per uno stile che sappia essere formale e conciso al tempo stesso.

Sia per esperienza personale che ascoltando attentamente i mei studenti, sono arrivata a capire molte delle difficoltà con cui bisogna confrontarsi quando dobbiamo scrivere una lettera formale in inglese. Le lettere formali si possono dividere in due macro gruppi: le Personal Letters e le Business Letters.

Per Personal Letters intendo quelle che si scambiano due persone, due amici, due conoscenti, in cui il mittente e il destinatario sono dei privati. In queste lettere vedremo come talvolta il registro formale non sia sempre così fiscale, in particolare al momento dei saluti.

Per Business Letters, invece, intendo tutte le lettere commerciali, ossia quelle in cui almeno una delle due parti è un’azienda, un’attività, una società, un ente, un’organizzazione, oppure il rappresentante legale, il titolare, il CEO o il direttore dei medesimi.

Prima regola fondamentale

Prima di scrivere una lettera formale in Inglese è necessario togliersi dalla testa l’idea di poter partire da una lettera scritta in italiano e tradurla pari pari. Ricordiamoci che il mondo anglofono ha una cultura e modi di sentire l’educazione, la cortesia e la formalità, decisamente diversi da quelli italiani

Un’altra cosa importante perché una lettera formale in Inglese sia efficace, è essere brevi e concisi, riducendo al minimo indispensabile la lunghezza delle frasi. Il segreto è andare dritti al punto. Dobbiamo scordarci i tipici giri di parole, locuzioni e perifrasi italiani.

I paragrafi possono essere 3 o 4, ben visibili grazie ai rientri a capo (indentation) e a una riga bianca tra un paragrafo e l’altro. Nel primo paragrafo ci presentiamo e spieghiamo perché stiamo scrivendo (opening). Nella parte centrale scriviamo la nostra richiesta o andiamo al nocciolo della questione (body). Nell’ultimo paragrafo sollecitiamo cortesemente un riscontro oppure scriviamo che restiamo in cordiale attesa (close).

Intestazione

Nella parte in alto a destra della lettera (heading) scriveremo il nostro indirizzo omettendo nome e cognome. Dobbiamo indicare prima il numero civico e poi la via, piazza o viale che sia. Nella riga sotto scriviamo la città e il CAP.

Lasciamo una riga vuota e scriviamo la data in una di queste formule:

  • 15th April 2014 oppure 15 April 2014 (uso British, meno formale)
  • April 15, 2014 oppure April 15th, 2014 (uso Americano, formale)

Ricordiamoci di scrivere il nome del mese maiuscolo e preferibilmente la virgola prima dell’anno.Mentre sta diventando sempre più frequente omettere la desinenza “th” del numero ordinale. 

Lasciamo ancora una riga vuota e torniamo a scrivere sulla parte sinistra del foglio. In questo punto scriviamo l’indirizzo del destinatario, la sua qualifica se la conosciamo, il nome della ditta e sotto il suo indirizzo. In questa fase dobbiamo ricordare un aspetto importante per non far brutta figura. Il formato con cui devi scrivere l’indirizzo del destinatario cambia in base allo stato in qui si trova.Ipotizzando di voler scrivere a John Doe dell’azienda XYX ecco come fare: 

NazioneFormato IndirizzoEsempio
Gran Bretagna e IrlandaNome destinatario (se noto) 
Nome azienda 
Numero civico, via 
Città 
Contea, Codice postale
John Doe
XYX
24 Haymarket
London
SW1Y 4DG
USANome destinatario (se noto)
Nome azienda 
Numero civico, via 
Città, abbreviazione stato e codice postale
John Doe
XYX
75 22nd Street,
New York, NY 10013
CanadaNome destinatario (se noto)
Nome azienda 
Numero civico, via 
Città 
Codice della provincia, codice postale
John Doe
XYX
93 Edward St.
Brisbane
QLD 4001
AustraliaNome destinatario (se noto)
Nome azienda 
numero civico, via
città,
Codice della provincia codice postale
John Doe
XYX
47 Herbert Street 
Floreat
Perth WA 6018 

Formula di apertura

A questo punto possiamo iniziare la lettera vera e propria. Le formule di apertura sono indipendenti dal tipo di lettera che devi scrivere. Cominciamo con l’apostrofare il nostro destinatario (salutation). I casi però sono due: o conosciamo o non conosciamo direttamente il destinatario. Vediamo come scrivere in modo corretto in ogni occasione. Una raccomandazione, dopo ogni formula di apertura che userai va sempre la virgola.

IntestazioneTipo di destinatarioEquivale a
To Whom It May Concern,
or
Dear Sirs,
Quando ci si rivolge ad un gruppo di persone sconosciute/azienda.All’attenzione di chi di competenza
oppure
Spett.li Signori
To Whom It May Concern,
or
Dear Sir/Madam,
Quando non conosci nè il nome nè il genere del destinatario.All’attenzione di chi di competenza
oppure
Gent.mo Signore/Signora,
Dear Sir,Quando scrivi ad un destinatario di sesso maschile, ma non conosci il nome.Gentilissimo Sig.re,
Dear Madam,Quando scrivi ad un destinatario di sesso femminile, ma non conosci il nome.Gentilissima Sig.ra,
Dear Mr/Ms /Dr Smith , (Ms si usa per un destinatario di sesso femminile di cui non si conosce lo stato civile).
Dr si usa indistintamente per uomini e donne in possesso di un Dottorato.
Negli USA Mr , Ms e Dr richiedono un punto. Es. “Ms. Smith”
Quando conosci il nome del destinatario e vuoi essere molto formale (preferito negli UK).Gent.mo/a Sig./Sig.ra/Dott./Dott.ssa Smith,
Hello Mr./Ms./Dr. Smith, (Anche qui Ms. si usa per un destinatario di sesso femminile di cui non si conosce lo stato civile).
Dr si usa indistintamente per uomini e donne in possesso di un Dottorato.
Quando conosci il nome del destinatario e vuoi essere formale (preferito negli USA).Gent.mo/a Sig./Sig.ra/Dott./Dott.ssa Smith,
Hello John/Jane,Quando conosci il nome del destinatario e vuoi essere meno formale.Buongiorno Gentile John/Jane,
Hi John/Jane,Quando conosci il nome del destinatario e vuoi essere informale.Buongiorno John/Jane,
Hey John/Jane,Quando conosci il nome del destinatario e vuoi essere informale e amichevole. (Preferito negli USA)Ciao John/Jane,
Hey folks,Quando ti rivolgi a un gruppo di persone informalmente e vuoi risultare amichevole. (Preferito negli USA)Salve gente,

Formula Introduttiva

Subito sotto le salutation possiamo scrivere un’espressione che indica il motivo per la quale stiamo scrivendo (un po’ come l’oggetto nelle email). Facciamo attenzione a mettere la lettera maiuscola alla prima parola, anche se questa viene dopo una virgola. Nella tabella di seguito troverai le frasi più utilizzate quando si scrive una lettera formale in inglese.

Frase introduttivaEquivale a
In reply to your letter In risposta alla vostra lettera
We are writing to you regarding …La contatto in riferimento a…
We are writing in connection with…La contatto per quanto riguarda…
With reference to your letter of 14 September…In riferimento alla vostra lettera del 14 settembre…
As mentioned in my letter of… Come già anticipato nella mia lettera del…
I’m writing to you in order to have further information about…La contatto per avere maggiori informazioni riguardo…
I’m writing to you on behalf of…La contatto per conto di…
Your company was highly recommended by…La vostra azienda ci è stata caldamente raccomandata da…
As to your inquiry Riguardo alla vostra richiesta di informazioni
I would like to thank you for…Vi ringrazio per…
Would you mind if…Le dispiacerebbe…
Would you be so kind as to…Sarebbe così gentile da…
We would appreciate it if you could send us more detailed information about…Le saremmo molto grati se potesse inviarci informazioni più dettagliate in riferimento a…
I would be grateful if you could…Le sarei riconoscente se potesse…
Would you please send me…Potrebbe inviarmi…
We are interested in receiving…Siamo interessati nel ricevere…
Could you please send me…Potrebbe gentilmente inviarmi…
We would be grateful if…Le saremmo grati se…
I would be glad if…Sarei lieto/grato se…
Could you please send us your current price list for…Potrebbe gentilmente inviarci il vostro listino prezzi attuale per…?
We are interested in…Siamo interessati a…
We regret to inform you/We are pleased to inform you Siamo spiacenti di informarLa/Siamo lieti di informarLa
I would be interested in asking you…Sarei interessato a chiederle…
We would like to know…Vorremmo sapere se…

Corpo della lettera

A questo punto cominciamo a scrivere i 3-4 paragrafi del corpo della lettera fino ad arrivare ai saluti finali (complimentary close). Di seguito alcune frasi utili, da utilizzare nel corpo della lettera.

FraseEquivale a
It is our intention to…E’ nostra intenzione…
We could arrange a meeting at your earliest convenience…Possiamo organizzare una riunione al più presto…
Please send us the goods as soon as possible…Vi preghiamo di spedirci la merce il prima possibile…
Please find enclosed a copy of the documents… (enclosed si usa per le lettere, attached per le e-mail)Trovate in allegato una copia dei documenti…
Please let us know the new shipment date as soon as possible… Vi preghiamo di farci sapere la nuova data di spedizione il prima possibile…
We are planning on giving a talk…Stiamo pianificando una conferenza…
We carefully considered your proposal and…Dopo attenta considerazione della vostra proposta…
We are sorry to inform you that…Siamo spiacenti di doverla informare che…

Formula conclusiva

La parte più difficile della lettera è fatta, ora tocca alla conclusione. È importante concludere in modo appropriato in base al contesto e al destinatario. Devi fare una domanda? Hai bisogno di maggiori informazioni? Vuoi semplicemente dire grazie? Nella tabella sottostante, ho riportato alcune formule conclusive perchiudere la lettera formale con stile. 

Frase di chiusuraEquivale a
If you need any additional assistance, please contact me.In caso avesse bisogno di assistenza non esiti a contattarmi
If we can be of any further assistance, please let us know.Se possiamo esserle di ulteriore aiuto, non esisti a contattarci.
Thanking you in advance…Ringraziandola anticipatamente…
Should you need any further information, please do not hesitate to contact us.Doveste aver bisogno di ulteriori informazioni, non esitate a contattarci.
If you require any further information, please feel free to contact me.Nel caso avesse bisogno di ulteriori informazioni, non esiti a contattarmi.
I would be most grateful if you could look into this matter as soon as possible.Le sarei grato/a se potesse occuparsi della questione il prima possibile.
Please reply as soon as possible because…La preghiamo di contattarci il prima possibile poichè…
Thank you for your help in this matter.La ringrazio per l’aiuto nella risoluzione di questa questione.
I look forward to discussing this with you at your earliest convenience.Spero di poterne discutere con Lei il prima possibile.
If you require more information… 
NB:“information” non va mai con la “s” finale!
Nel caso fossero necessarie maggiori informazioni…
We look forward to hearing from you soon.Speriamo di risentirla presto.

Saluto

Siamo arrivati alle battute finali di una lettera: i saluti. Di seguito trovi le migliori formule da utilizzare in base al destinatario.

SalutoOccasioneEquivale a
Sincerely,Formale e internazionale, da preferire ai successivi per le lettere indirizzate in USA.In fede,
Yours faithfully,Formale, quando non conosci il nome del destinatario. Scelta più classica per l’UK.Distinti saluti,
Yours sincerely,Formale, quando il destinatario è noto.Cordiali saluti,
Yours truly,Informale, utilizzato soprattutto in inglese americano.Cordiali saluti,
Kind/Best regardsInformale, viene usato più spesso nelle email.Saluti,
All the best,Preferito negli USA, percepito come formale ma meno di Sincerely,Cordialmente,
Best,Preferito negli USA, conclusione meno formale e più semplice.Saluti,
Much loveSalutando una persona moltoamica, un parente o un partner.Con affetto

Concludendo

Le ragioni per cui puoi aver necessità di scrivere una lettera formale in inglese sono molte e molto diverse. Potrebbe trattarsi di una candidatura per un lavoro o un stage, in cui è necessario inviare una lettera di presentazione (cover letter). Potresti scrivere per ottenere informazioni su un prodotto o un servizio diun’azienda straniera. Potresti scrivere a un amico anglofono.

Qualsiasi sia il motivo ricordati che la struttura di base di una lettera formale in inglese è abbastanza standard, con alcune differenze nella forma. Qualunque sia il motivo per cui devi scrivere una lettera formale in Inglese, ricordati dei consigli che hai letto in questo articolo e vedrai che non sfigurerai agli occhi del madrelingua che riceve la lettera.

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