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Come scrivere una email formale in Inglese

Come scrivere una email in inglese

Scrivere email in Inglese oggi è sempre più comune. Che sia per motivi lavorativi o personali la posta elettronica è tra i mezzi di comunicazione più utilizzati al mondo.

Per non commettere errori e trasmettere una buona immagine di te e del tuo lavoro, scrivere una email formale in inglese in modo corretto richiede alcuni accorgimenti.  

Continua a leggere l’articolo per sfruttare al meglio il potenziale delle email e comunicare al meglio con tutto il mondo anglofono.

Qualche regola fondamentale

1) Stile

A differenza dell’italiano, dove più un testo è formale, più le frasi tendono a diventare lunghe, l’inglese formale è molto più sintetico. Predilige frasi brevi e con una struttura semplice. Il messaggio dev’essere chiaro. Domande e risposte specifiche sui feedback richiesti.

Gli anglosassoni in generale prestano molta attenzione alle formule di cortesia ed ai ringraziamenti, pertanto non dimenticare mai di inserirli e non concludere solamente con i saluti. Per la loro cultura è normale rispondere ad un’email, semplicemente ringraziando dell’email stessa.

2) Rileggi sempre l’email

Questo è un passaggio semplice ma importante e potresti pensare che sia ovvio. Ma per esperienza, quando si è sempre di corsa, è fin troppo facile cliccare Send non appena finita la email.

Come scrivere una email in inglese

È importante rileggere ciò che hai scritto. Correggi gli errori grammaticali o di battitura (che a volte facciamo anche nella nostra lingua). È un passaggio semplice che può impedirti di apparire poco professionale, tuttavia è spesso trascurato.

E se devi allegare un o più file alla email, controlla che ci siano tutti,

3) Firma

Assicurati di aver impostato la firma in modo tale che contenga tutte le informazioni che ti riguardano:

  • Nome e cognome
  • Ruolo aziendale
  • Azienda 
  • Contatti

Oggetto

L’oggetto è fondamentale per aiutare il nostro destinatario! Non puoi sapere quante altre mail il tuo lettore ha ricevuto. L’oggetto potrà aiutarlo a decide se leggere la email subito o più tardi. Inoltre, scrivere l’oggetto sarà d’aiuto in futuro per trovare la tua mail.

È importante quindi fornire sin da subito un messaggio chiaro e preciso. L’oggetto della email deve rimandate al contenuto o al motivo per il quale stai scrivendo. Dev’essere un testo breve che sia in grado di catturare l’attenzione del destinatario.

Saluti iniziali

Come per una lettera formale anche una email inizia sempre con un saluto e in base al tipo di relazione con l’interlocutore si possono utilizzare diverse formule di apertura.

Se stai scrivendo una email formale e non conosci il nome del lettore, hai queste opzioni:

Saluto iniziale Destinatario
To Whom It May Concern, Quando scrivi a chi di competenza all’interno dell’azienda
Dear Sir/Madam, Quando scrivi ad una singola persona
Dear Sirs, Quando scrivi a tutta un’azienda

Se stai scrivendo una email formale e conosci il nome del lettore, hai queste opzioni:

Saluto iniziale Destinatario
Dear Mr + il cognome  Se scrivi a un uomo
Mrs + il cognome Se scrivi a una donna sposata
Miss + il cognome Se scrivi una giovane donna non sposata
Ms + il cognome Se scrivi a una donna e non sai l’età e se è sposata o no

Formula introduttiva

Dopo i saluti iniziali devi spiegare il perché hai inviato la email, rimanendo coerente con l’oggetto che hai scritto prima. Nella tabella di seguito troverai le frasi più utilizzate in inglese.

Frase Spiegazione
I am writing in reply to… Se stai scrivendo la riposta ad un’email che hai ricevuto
I am writing in response to… Se stai scrivendo la riposta ad un’email che hai ricevuto
I am writing to thank you for… Se stai scrivendo per ringraziare il destinatario
I am writing with regard to…. Frase semplice per ribadire l’oggetto dell’email
I am writing to enquire about… Se stai facendo una richiesta
I am writing to complain about… Se stai scrivendo la email per lamentarti di qualcosa
I am delighted to tell you  Se stai scrivendo la email per comunicare qualcosa di positivo o che è andato a buon termine
I regret to inform you that… Se stai scrivendo la email per comunicare qualcosa di negativo
We are sorry to inform you that… È un’altra espressione per comunicare un rifiuto in generale o qualcosa di negativo
I am writing with reference to…  Se stai scrivendo la email in riferimento a qualcosa che verrà poi specificato, ad esempio un annuncio letto o una proposta
I am writing to book… Se devi fare una prenotazione.
I am writing to you in order to have further information about… Se stai scrivendo la email per chiedere maggiori informazioni

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Corpo della email

A questo punto devi  a scrivere i 3-4 paragrafi del corpo della lettera fino ad arrivare ai saluti finali. Ricorda di suddividere il testo in brevi paragrafi. In situazioni formali nella cultura anglosassone  è percepito come un fattore d’educazione essere indiretti.

Ecco alcune frasi che ti possono esser d’aiuto.

Frase Spiegazione
I very much appreciate your invitation to ….., but at the moment I can’t plan a trip to….  Se devi rifiutare un invito che comporta un tuo viaggio
I’m sorry to inform you that this is not what we are searching for at the moment.  Se devi rifiutare un’offerta
Unfortunately, we are not able to grant your request for… Se devi comunicare che tu/la tua azienda non potete soddisfare la richiesta del tuo interlocutore
I was wondering if it would it be possible to have this in… Se devi comunicare una scadenza
I’m afraid there will be a slight delay… Se devi comunicare un ritardo
To be honest, I’m not sure it would be a good idea. Se devi comunicare di non esser d’accordo
Please send us the goods as soon as possible. Se devi sollecitare la spedizione della merce
Please find attached the document. Se devi allegare alla email un documento
Attached you can find the price list you’ve requested.  Se devi allegare aòòa email il listino prezzi
Please find documents requested. Hope this helps. Se devi allegare alla email dei documenti richiesti dal tuo interlocutore

Formula conclusiva

Ormai la parte più difficile della email è fatta, ora tocca alla conclusione. È importante concludere in modo appropriato in base al contesto e al destinatario. Nella tabella, ho riportato alcune formule conclusive per chiudere con stile.

Frase di chiusura Spiegazione
If you need any additional assistance, please contact me. Per offrire assistenza
Let me/us know if you need anything else. Per esprimere la tua disponibilità a tornare sull’argomento per offrire ulteriori chiarimenti
Thanking you in advance… Per ringraziare anticipatamente
Thank you for your help in this matter. Per ringraziare dell’aiuto ricevuto

Saluti finali

Siamo arrivati alla battute finali della email formale in inglese: i saluti.

Saluto finale Spiegazione
Kind/Best regards Saluto informale
Yours faithfully, Saluto formale, lo puoi utilizzare non conosci il nome del destinatario. Scelta più classica per l’UK
Yours sincerely,/Sincerely, Come il precedente, ma utilizzato negli USA

Concludendo

Qualunque sia il motivo che ti porta a scrivere un email formale in inglese, ricorda queste regole di base e farai un figurone. Ora sei perfettamente in grado di scrivere l’email perfetta per ogni situazione.

Stay Tuned!

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