Business English e Conference Call: la guida definitiva

Ormai nel mondo del business le Conference Call sono all’ordine del giorno. Soprattutto dal 2020, annus horribilis del covid, Zoom, Skype, Cisco Webex, Microsoft Teams e simili sono strumenti all’ordine del giorno in qualsiasi azienda.

È da un po’ che volevo scrivere un articolo su come affrontare con sicurezza una Conference Call in Inglese. Ti chiederai il perché.

Ebbene passare da una telefonata in inglese, di solito gestita in un certo modo, a una conference call non è così scontato. Gli anglofoni lo sanno bene e nel campo della comunicazione e del business sono tra i migliori al mondo. 

Voglio condividere con te alcune tecniche che utilizzo per affrontare con sicurezza una conference call e poi alcune frasi ed espressioni di business english utili. Sono sicura che la prossima conference call che affronterai sarà un successo!

Alcuni consigli utili per affrontare con sicurezza una conference call

Prepararsi bene è il primo step per affrontare con sicurezza una conference call.

• Prima cosa conosci bene l’APP che utilizzerai per la conference call. Se è un’APP nuova, scaricala per tempo e acquista familiarità. Prendi confidenza con le impostazioni audio e video. Se è un’APP che già utilizzi verifica se ci sono degli aggiornamenti da installare.

• Leggi attentamente l’e-mail di invito. Controlla se hai bisogno di un codice o di una password per accedere alla meeting room.

• Assicurati poi di essere in un ambiente silenzioso. Silenzia lo smartphone e spegni qualsiasi altro dispositivo che potrebbe disturbare. Assicurati di essere in uno spazio in cui non verrai disturbato o interrotto da altre persone. Tempo fa l’intervista di questo povero giornalista della BBC ha fatto il giro del mondo.

• Prepara accuratamente tutto il materiale che ti servirà. Recupera tutti i documenti di cui hai bisogno prima della call. Se dovrai condividere il tuo schermo per mostrare dei documenti agli altri partecipanti, preparali in una cartella specifica sul desktop.

• Preparati anche sul topic che sarà trattato. Potrebbe esserti utile ripassare le espressioni di business english che potrebbero essere utilizzate e i vocaboli dei quali potresti avere bisogno. Scrivi un elenco delle parole chiave a cui puoi fare riferimento durante la riunione.

• Collegati in anticipo 5, 10 minuti prima. Verifica le impostazioni audio e video. Importante e da non sottovalutare, verifica se lo sfondo va bene, oppure se è troppo scuro o troppo luminoso.

• Una volta iniziata la conference call, saluta tutti educatamente. Controlla l’elenco degli invitati alla conference call e assicurati di ricordare i nomi dei partecipanti. Questo eviterà eventuali e inutili gaffe.

• Durante la call utilizza il pulsante mutee partecipa alla conversazione in modo educato. Quando non tocca a te parlare, assicurati dunque di rimanere in silenzio. Durante la conference call potrebbe sorgere una qualsiasi distrazione, stando in silenzio non disturberai anche gli altri.

Frasi utili per affrontare con sicurezza una conference call: saluti e presentazioni

• Hello everyone!

Ciao a tutti!

• Hello, it’s Serena speaking.

Ciao, sono Serena.

• Good morning. This is Serena from the Massa office.

Buongiorno. Sono Serena dell’ufficio di Massa.

• Welcome to everyone!

Benvenuti a tutti!

• Good afternoon. Serena speaking.

Buon pomeriggio. Sono Serena.

• Today we have Mark, from San Diego, Anne from Dublin and…

Oggi abbiamo Mark, di San Diego, Anne di Dublino e…

• Is everybody here?

Ci siamo tutti?

• Is Tom on the line?

Tom è in linea?

• Is anybody missing?

Manca qualcuno?

• Are we waiting for anyone else?

Stiamo aspettando qualcun altro?

• Before we start, please could you introduce yourselves?

Prima di iniziare, potreste presentarvi?

• Welcome to the meeting/conference call…

Benvenuti alla riunione/conference call…

• Hello everyone!

Ciao a tutti!

• Hello, it’s Serena speaking.

Ciao, sono Serena.

• Good morning. This is Serena from the Massa office.

Buongiorno. Sono Serena dell’ufficio di Massa.

• Welcome to everyone!

Benvenuti a tutti!

• Good afternoon. Serena speaking.

Buon pomeriggio. Sono Serena.

• Today we have Mark, from San Diego, Anne from Dublin and…

Oggi abbiamo Mark, di San Diego, Anne di Dublino e…

• Is everybody here?

Ci siamo tutti?

• Is Tom on the line?

Tom è in linea?

• Is anybody missing?

Manca qualcuno?

• Are we waiting for anyone else?

Stiamo aspettando qualcun altro?

• Before we start, please could you introduce yourselves?

Prima di iniziare, potreste presentarvi?

• Welcome to the meeting/conference call…

Benvenuti alla riunione / conference call…

Frasi utili per affrontare con sicurezza una conference call: l’apertura

• Is everyone ready to start?

Siamo tutti pronti per iniziare?

• Who wants to begin?

Chi vuole iniziare?

• Shall we start? Shall we kick off?

Iniziamo? Diamo il via?

• As you know, today we are discussing X…

Come sapete, oggi discuteremo X…

• Did everyone receive the agenda?

Avete ricevuto tutti l’ordine del giorno?

• Our agenda today will be…

La nostra agenda di oggi sarà…

Frasi utili per affrontare con sicurezza una conference call: se sorgono problemi

• Can everybody hear me?

Tutti possono sentirmi?

• Can you see me ok?

Mi vedete bene?

• Sorry I can’t hear you. There must be some problem with Zoom.

Scusa, non ti sento. Deve esserci qualche problema con Zoom.

• Unfortunately I think you have poor reception.

Purtroppo penso che tu abbia una scarsa ricezione.

• Tom, I can hear background noises, please put yourself on mute when you are not talking.

Tom, riesco a sentire rumori di sottofondo, per favore disattiva il microfono quando non parli.

• The sound quality is not very good, please can everyone speak up?

La qualità del suono non è molto buona, per favore potete alzare la voce?

• Tom, can you check your audio please?

Tom, puoi controllare il tuo audio per favore?

• Tom, I think you are on mute.

Tom, penso che tu abbia il microfono disattivato.

• Could you check your microphone please?

Potresti controllare il tuo microfono per favore?

• Tom you need to unmute if you want to speak.

Tom se devi riattivare l’audio se vuoi parlare.

• Sorry can you repeat that please? I can’t hear you very well.

Scusa puoi ripeterlo per favore? Non ti sento molto bene.

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Frasi utili per affrontare con sicurezza una conference call: partecipare alla conversazione

• I wanted to ask a few questions about what we have discussed today.

Volevo porre alcune domande su ciò di cui abbiamo discusso oggi.

• Before we end, I have a few questions I’d like to ask.

Prima di concludere, ho alcune domande che vorrei porre.

• I (really) think that…

Penso (davvero) che…

• Sorry, but could you outline the main points again?

Non ho capito, ma potresti delineare di nuovo i punti principali?

• I’m sure/positive that…

Sono sicuro che…

• Sorry would you mind if I asked a question?

Scusa ti dispiacerebbe se facessi una domanda?

• In my opinion / My opinion is…

Secondo me / La mia opinione è…

• I would like to add/clarify something.

Vorrei aggiungere/chiarire qualcosa.

• From our perspective, it’s a little different. Let me explain…

Dalla nostra prospettiva, è un po ‘diverso. Lasciatemi spiegare…

• I agree.

Sono d’accordo.

• I completely agree.

Sono completamente d’accordo.

• I agree to a certain extent.

Sono in parte d’accordo.

• I agree with you 100 percent.

Sono d’accordo con te al 100 percento.

• I couldn’t agree with you more.

Non potrei trovarmi più d’accordo con te.

• You have a point there.

Su questo hai ragione.

• That’s exactly how I feel.

È esattamente quello che penso io.

• In my opinion, we need to focus more on…

Secondo me, dobbiamo concentrarci maggiormente sul…

• Sorry, I interrupted you. You were saying…?

Scusa, ti ho interrotto. Stavi dicendo…?

• So, we agree that we want to focus on X and Y.

Quindi, siamo d’accordo che vogliamo concentrarci su X e Y.

Frasi utili per affrontare con sicurezza una conference call: gestire la call

• Could I interrupt you for a minute?

Posso interromperti per un minuto?

• This is Tom speaking. I need to leave for ten minutes

Questo è Tom che parla. Devo andarmene per dieci minuti

• Tom speaking. I’m back on line.

Tom parla. Sono tornato online.

• Can I just share my screen with everyone for a minute?

Posso condividere il mio schermo con tutti per un minuto?

• Tom do you want to share your screen?

Tom vuoi condividere il tuo schermo?

• I’m sharing my screen. Can everyone see it?

Sto condividendo il mio schermo. Riuscite a vederlo tutti?

• What can you all see?

Cosa riuscite a vedere?

• Can you all see the document?

Riuscite tutti a vedere il documento?

• I’ve just sent you all a message on chat.

Vi ho appena inviato un messaggio in chat.

• Have a look at the chat.

Date un’occhiata alla chat.

Frasi utili per affrontare con sicurezza una conference call: concludere

• We are running out of time.

Non abbiamo molto tempo.

• Have we discussed everything?

Abbiamo discusso tutto quello che c’era da discutere?

• Has anybody got anything else to say?

Qualcuno ha qualcos’altro da dire?

• Thank you everyone for your time. In this discussion, we covered the following points…

Grazie a tutti per il vostro tempo. In questa discussione, abbiamo trattato i seguenti punti…

• Is there anything else to discuss?

C’è qualcos’altro da discutere?

• I’ll send everyone the notes by mail later.

Invierò a tutti le note per email.

• When shall we meet next?

Quando fissiamo il prossimo meeting? 

• When are you free?

Quando siete liberi?

• When would you like to meet again?

Quando vorreste incontrarvi di nuovo?

• Are you free to talk again next week?

Siete liberi di parlare di nuovo la prossima settimana

• Does Thursday at 4:30 p.m. suit you?

Giovedì alle 16:30 è adatto a voi?

• Shall we schedule a follow-up call next week?

Pianifichiamo una chiamata supplementare la prossima settimana?

• Let’s finish/close the call.

Finiamo/chiudiamo la chiamata.

• Thank you for your contribution/participation/ideas.

Grazie per il vostro contributo/partecipazione/idee.

• Thanks for your time.

Grazie per il vostro tempo.

• I need to go soon.

Devo andare tra poco.

• Goodbye and thank you. Well, that’s it from me. Thanks a lot.

Arrivederci e grazie. Questo è tutto da parte mia. Molte grazie.

Concludendo

Le conference call sono ormai strumenti di lavoro indispensabili per qualsiasi azienda. La recente pandemia ha cambiato molto le nostre abitudini lavorative.

Qualsiasi sia il loro scopo, le conference call sono in grado di diminuire in maniera considerevole le spese per le aziende. Dai viaggi ai pernottamenti. Permettono anche di affrontare urgenze e imprevisti in modo tempestivo.

In conclusione, ricordati che le conference call sono impegnative per tutti. E nessuno si aspetta che il tuo inglese sia perfetto.

I tempi cambiano e, mai come adesso, bisogna adattarsi ed evolvere. Con un po’ di pratica, non avrai nessun problema a comunicare nelle conference call in inglese. 

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